Wo KI in KMU wirklich spart und wo nicht

In vielen mittelständischen Unternehmen beginnt die Debatte über KI mit einem Satz, der in Meetings zuverlässig fällt, er klingt in etwa wie folgt: "Ein Chatbot für die Projektleitung wäre doch cool. Der Mitbewerber hat so etwas auch schon." Dahinter steckt selten böser Wille. Es ist eher eine Mischung aus Enthusiasmus, Erwartungsdruck, Neugier und dem Wunsch, etwas Sichtbares vorzeigen zu können. Genau an dieser Stelle kippt das Thema oft in „Happy Engineering“: Technik wird gebaut, weil Technik gebaut werden kann – nicht, weil ein konkreter Engpass verschwindet.

Die Konsequenz zeigt sich nicht im ersten Demo-Termin, sondern erst im Alltag der Projektabwicklung. Durchlaufzeiten bleiben zäh, Angebote hängen in Schleifen, Entscheidungen werden nicht sauber dokumentiert, Aufgaben werden doppelt beschrieben oder gar nicht zugeordnet. Das Neue kommt dazu, das Alte bleibt. Und plötzlich ist nicht weniger Arbeit da, sondern andere Arbeit: Nachprüfen, Korrigieren, Rückfragen klären, Freigaben nachziehen.

Einsparung entsteht erst, wenn Arbeit wirklich wegfällt

Echte Einsparung in KMU bedeutet selten „weniger Menschen“, sondern kürzere Durchlaufzeiten: Angebote schneller raus, Projekte schneller ins Liefern, weniger Übergaben, weniger Nacharbeit. KI kann dabei helfen – aber nur, wenn klar entschieden wird, welche Schritte nicht mehr stattfinden.

In der Projektabwicklung sind das oft Tätigkeiten, die immer wieder gleich ablaufen und bisher von Disziplin, nicht von Wertschöpfung leben:

• Meetingdokumentation

• Protokollierung von Entscheidungen

• das Anstoßen offener Aufgaben

• das Formulieren und Zuordnen von To-dos

• die Vorbereitung von Requirements.

Der Nutzen entsteht nicht, weil diese Arbeit „automatisiert“ wird, sondern weil sie standardisiert wird. Ohne Standard gibt es keinen verlässlichen Output, nur einen schnelleren Strom an Varianten.

Hier liegt die harte Führungsaufgabe: Ein Prozess wird nicht „optimiert“, sondern geschnitten. Wenn ein neuer Weg eingeführt wird, muss ein alter Schritt entfallen.

Die teuerste Stelle ist nicht die Bearbeitung, sondern die Unklarheit

Die größten Zeitverluste sitzen selten in der Ausführung, sondern in Unschärfe: Was gilt als fertig? Welche Frage ist beantwortet, welche bleibt offen? Wer entscheidet? Wenn diese Dinge nicht festgelegt sind, produziert KI nicht Tempo, sondern zusätzliche Korrekturschleifen. Dann wird nicht das Richtige schneller getan, sondern irgendetwas schneller getan – und später teuer sortiert.

Darum hängt die Wirtschaftlichkeit weniger am Anwendungsfall als an den Führungsentscheidungen, die davor getroffen werden. Zwei Sätze tragen in vielen Fällen mehr als jeder Pilot: eine klare Definition of Done und klare Frageregeln. Beides zwingt zur Verantwortung – und verhindert, dass Geschwindigkeit den Qualitätsstandard unterspült.

Wo KI meist nicht spart

Nicht gespart wird dort, wo das Unternehmen eigentlich eine Entscheidung braucht, aber ein System als Ersatzentscheidung verwendet. Das passiert besonders gern bei Themen mit unklaren Anforderungen, bei hoher Außenwirkung oder bei Arbeit, die Haftung, Vertrauen oder Produktqualität berührt. Sobald eine Lösung ohne Validierung am Markt entsteht, ohne Gespräche mit Zielkunden, ohne echte Verhandlung, wird aus Effizienz ein Risiko – und aus Sparen ein Budgettreiber.

Warnsignale sind bekannt: technische Probleme dominieren die Diskussion, Budgets steigen, konkrete Ziele verschwimmen, interdisziplinäre Zusammenarbeit fehlt, Kundenkontakt findet kaum statt. Dann wird nicht am Engpass gearbeitet, sondern an der Bühne.

Ein pragmatischer Prüfstein für Geschäftsführungen

Vor jeder Einführung hilft ein kurzer Dreischritt:

• Was fällt weg? (welcher Schritt wird gestrichen, nicht ergänzt)

• Wer verantwortet Qualität? (Definition of Done, Freigaben, Eskalation)

• Woran zeigt sich weniger Nacharbeit? (konkretes Maß im Projekt- und Angebotsfluss)

  
  

Wenn diese drei Punkte nicht beantwortet sind, ist der Einsatz von KI in der Regel keine Effizienzinitiative, sondern ein Symbolprojekt. Und Symbole sparen in KMU selten Zeit.